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Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva: il prossimo futuro dell’innovazione gestionale in azienda
di Paolo Vicenzotto - Avvocato - consulente di informatica giuridica
1° Parte L’orizzonte più vicino nell’innovazione gestionale delle imprese è l’introduzione di sistemi di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti. Tale processo è comunemente chiamato “dematerializzazione”. Ormai esistono moltissime aziende che hanno sostituito il ciclo gestionale della carta, in particolare della fatturazione sia attiva che passiva, con sistemi elettronici: la fattura non viene mai stampata e circola nelle reti informatiche aziendali sotto forma di immagine, che - conservata secondo i principi della delibera CNIPA 11/04 e del DM 23 gennaio 2004 - è valida e rilevante ad ogni effetto di legge. I risparmi calcolati sono enormi: non solo e non tanto in termini di carta e inchiostro, ma in termini di comodità gestionale. Pensiamo la facilità di richiamo via web (magari da sedi secondarie dell’azienda) del documento informatico rispetto la ricerca in polverosi archivi del “pezzo di carta”. Pensiamo alla possibilità di associare in via immediata una determinata fattura, l’eventuale nota di credito, i documenti di trasporto ad essa associati. Pensiamo poi al risparmio in termini di spazio: centinaia di faldoni di carta possono essere “legalmente” sostituti da un semplice supporto di memorizzazione, come il CD o il DVD. La frontiera della conservazione sostitutiva sta pervadendo ogni aspetto della produzione documentale in azienda. Libri sociali, corrispondenza, scritture contabili, documentazione su clienti e fornitori possono essere solo “virtuali” ed avere il medesimo valore giuridico legale e probatorio degli originali.
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