Nuove regole per la conservazione ottica dei documenti

di Paolo Vicenzotto - Avvocato - consulente di informatica giuridica



E’ stata pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 57 del 9/3/2004 la nuova delibera del CNIPA (ex AIPA) datata 19 febbraio 2004, relativa alle "Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali" . Questo provvedimento è teso ad armonizzare le nuove tecnologie ed il diritto, sul tema dell’archiviazione e conservazione ottica dei documenti, consentendo una maggiore semplificazione della gestione documentale all’ interno degli uffici, sia pubblici che privati.

Prima di questo provvedimento erano state emanate numerose delibere dell’ AIPA per gestire correttamente l’archiviazione e la conservazione ottica dei documenti, ma le buone intenzioni del legislatore si sono sovente scontrate una difficoltà operativa pratica, tale da annullare gli effetti positivi delle norme emanate.



Introduzione

Una razionale gestione della carta è una necessità per aziende e per le Pubbliche Amministrazioni. L’utilizzo di sistemi di archiviazione e conservazione ottica ha grandissimi vantaggi e consente - fra l’altro - di ridurre immensi faldoni di carta (capaci oggi di occupare interi scantinati) in un solo DVD, il cui contenuto da un punto di vista giuridico è valido e rilevante ad ogni effetto di legge. Ciò, come si può ben immaginare, comporta un grandissimo risparmio di spazi e di personale addetto alla gestione della documentazione cartacea.

La nuova delibera CNIPA 19 febbraio 2004 è solo l’apice di una evoluzione normativa complessa. Mentre le leggi sull’archiviazione e conservazione dei documenti hanno sempre ricalcato l’iter della normativa sul documento informatico e firma digitale, gli aspetti tecnici legati alla gestione informatizzata dei documenti, invece, sono stati delegati di volta in volta all’AIPA, l’autorità per l’informatica nella Pubbliche Amministrazioni, diretta dalla dott.ssa Floretta Rolleri. L’ Autorità ha perciò provveduto ad emanare una serie successiva di delibere, ognuna sostitutiva delle precedenti, per stare al passo con il progresso tecnologico e la normativa sul documento digitale, in continua evoluzione. Vediamo ora brevemente la genesi dell’ultima delibera del 2004, sulla base dell’evoluzione normativa sul tema.

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