PRIVACY
La privacy e la gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati. 2° parte
di Emanuela Zizola, "L'Economia della Marca Trevigiana" n.5 - 2007
II° parte Con questo intervento, si dà seguito a quanto già pubblicato nel numero precedente relativamente all’illustrazione del provvedimento del Garante per la Protezione dei dati personali n. 53 del 23 novembre 2006 riguardante “Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati”. La comunicazione e diffusione di dati personali del lavoratore alle dipendenze di datori di lavoro privati Comunicazione. La conoscenza dei dati personali relativi ad un lavoratore da parte di terzi è ammessa se l'interessato vi acconsente (ciò significa informativa e consenso). Se il datore di lavoro non può avvalersi correttamente di uno degli altri presupposti del trattamento equipollenti al consenso (art. 24 del “Codice in materia di Protezione dei dati personali” approvato con D.Lgs. n. 196/2003), non può prescindersi dal consenso stesso per comunicare dati personali (ad esempio, inerenti alla circostanza di un'avvenuta assunzione, allo status o alla qualifica ricoperta, all'irrogazione di sanzioni disciplinari o a trasferimenti del lavoratore) a terzi quali: - associazioni (anche di categoria) di datori di lavoro, o di ex dipendenti (anche della medesima istituzione);
- conoscenti, familiari e parenti.
Fermo restando il rispetto dei principi generali in materia di trattamento di dati personali (già illustrati nell’articolo comparso nel numero precedente), rimane impregiudicata la facoltà del datore di lavoro (ed anzi è buona norma di organizzazione) di disciplinare le modalità del proprio trattamento designando i soggetti, interni o esterni, incaricati o responsabili del trattamento, che possono acquisire conoscenza dei dati inerenti alla gestione del rapporto di lavoro, in relazione alle funzioni svolte e a idonee istruzioni scritte alle quali attenersi (art. 4, comma 1, lett. g) e h), art. 29 e art. 30 del D.Lgs. n. 196/2003). Ciò, ove necessario, anche mediante consegna di copia di documenti all'uopo predisposti. È altresì impregiudicata la facoltà del datore di lavoro di comunicare a terzi in forma realmente anonima (in genere mediante dati aggregati e non individualizzati) dati ricavati dalle informazioni relative a singoli o gruppi di lavoratori (si pensi al numero complessivo di ore di lavoro straordinario prestate o di ore non lavorate a livello aziendale o all'interno di singole unità produttive, oppure agli importi di premi aziendali di risultato individuati per fasce, o qualifiche/livelli professionali, anche nell'ambito di singole funzioni o unità organizzative). Intranet aziendale. Allo stesso modo, il consenso del lavoratore è necessario per pubblicare informazioni personali allo stesso riferite (quali fotografia, informazioni anagrafiche o curricula) nell’intranet aziendale (e a maggior ragione in internet), non risultando tale ampia circolazione di dati personali di regola "necessaria per eseguire obblighi derivanti dal contratto di lavoro " (art. 24, comma 1, lett. b), del “Codice in materia di Protezione dei dati personali”). Tali obblighi possono trovare esecuzione indipendentemente da tale particolare forma di divulgazione che comunque, potendo a volte risultare pertinente (specie in realtà produttive di grandi dimensioni o ramificate sul territorio), richiede il preventivo consenso del singolo dipendente, salva specifica disposizione di legge. Diffusione. In assenza di specifiche disposizioni normative che impongano al datore di lavoro la diffusione di dati personali riferiti ai lavoratori (art. 24, comma 1, lett. a) del Codice) o la autorizzino, o comunque di altro presupposto ai sensi dell'art. 24 dello stesso Codice, la diffusione stessa può avvenire solo se necessaria per dare esecuzione a obblighi derivanti dal contratto di lavoro (art. 24, comma 1, lett. b) del Codice). È il caso, ad esempio, dell'affissione nella bacheca aziendale di ordini di servizio, di turni lavorativi o feriali, oltre che di disposizioni riguardanti l'organizzazione del lavoro e l'individuazione delle mansioni cui sono deputati i singoli dipendenti. Salvo che ricorra una delle ipotesi sopra citate, non è invece di regola lecito dare diffusione a informazioni personali riferite a singoli lavoratori, anche attraverso la loro pubblicazione in bacheche aziendali o in comunicazioni interne destinate alla collettività dei lavoratori, specie se non correlate all'esecuzione di obblighi lavorativi. In tali casi la diffusione si pone anche in violazione dei principi di finalità e pertinenza (art. 11 del Codice), come nelle ipotesi di: - affissione relativa ad emolumenti percepiti o che fanno riferimento a particolari condizioni personali;
- sanzioni disciplinari irrogate o informazioni relative a controversie giudiziarie;
- assenze dal lavoro per malattia;
- iscrizione e/o adesione dei singoli lavoratori ad associazioni.
Cartellini identificativi. Analogamente, si possono determinare altre forme di diffusione di dati personali quando dette informazioni debbano essere riportate ed esibite su cartellini identificativi appuntati ad esempio sull'abito o sulla divisa del lavoratore. Al riguardo, il Garante ha già rilevato, in relazione allo svolgimento del rapporto di lavoro alle dipendenze di soggetti privati, che l'obbligo di portare in modo visibile un cartellino identificativo può trovare fondamento in alcune prescrizioni contenute in accordi sindacali aziendali, il cui rispetto può essere ricondotto alle prescrizioni del contratto di lavoro. Tuttavia, in relazione al rapporto con il pubblico, si è ravvisata la sproporzione dell'indicazione sul cartellino di dati personali identificativi (generalità o dati anagrafici), ben potendo spesso risultare sufficienti altre informazioni (quali codici identificativi, il solo nome o il ruolo professionale svolto), per sé sole in grado di essere d'ausilio all'utenza. Modalità di comunicazione. Salvi i casi in cui forme e modalità di divulgazione di dati personali discendano da specifiche previsioni (cfr. art. 174, comma 12, del Codice), il datore di lavoro deve utilizzare forme di comunicazione individualizzata con il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire un'indebita comunicazione di dati personali, in particolare se sensibili, a soggetti diversi dal destinatario, ancorché incaricati di talune operazioni di trattamento (ad esempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso o spillato; invitando l'interessato a ritirare personalmente la documentazione presso l'ufficio competente; ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali). Analoghe cautele, tenendo conto delle circostanze di fatto, devono essere adottate in relazione ad altre forme di comunicazione indirizzate al lavoratore dalle quali possano desumersi vicende personali (v. dizioni riportate sui "cedolini" dello stipendio, o su documenti aventi la medesima funzione).
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