In estrema sintesi, il procedimento di conciliazione on-line si attiva con l'invio da parte del richiedente privato/consumatore o impresa - di una domanda di conciliazione contenente i dati anagrafici personali e della parte cui è rivolta la domanda, una breve descrizione del problema - con eventuale documentazione allegata e il valore economico della lite.
Una volta ricevuta la domanda, l'ente O.D.R. contatta la controparte, chiedendole di partecipare alla conciliazione. Se questa rifiuta, la conciliazione non potrà avere luogo; in caso di assenso, la controparte dovrà compilare il modulo di adesione al tentativo di conciliazione on-line, inserendo i propri dati personali e una descrizione rapida del problema.
Successivamente, l'ente promotore della conciliazione nomina un soggetto neutrale in grado di occuparsi del caso (il conciliatore appunto) e fissa data e ora dell'incontro virtuale. A questo scopo i due contraenti e il conciliatore vengono forniti di uno username e di una password che consentirà loro di accedere, secondo le modalità prestabilite, allo spazio riservato nella chat-room del sito O.D.R.
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