di Francesco Loppini - Consulente di informatica giuridica
Il panorama normativo italiano, ultimamente, ha visto l’introduzione di nuove norme che hanno aggiornato la disciplina che regola il trasferimento dei dati dalla forma cartacea a quella digitale.
Con la deliberazione del CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 sono state, infatti, dettate le “ regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ”. Si intende giungere progressivamente alla completa sostituzione dei tradizionali archivi cartacei con quelli digitali, con notevoli riduzioni sia dei costi, sia dei tempi necessari alla consultazione. La grande rivoluzione è sicuramente il fatto che, una volta che dalla carta si sia passati al digitale, con tutte le garanzie di conformità all’originale previste dalla legge, il documento cartaceo “fonte ” potrà essere definitivamente distrutto..
L’archiviazione elettronica è definita dall’art. 1, primo comma, lettera g), della deliberazione 11/2004 come quel “ processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti…univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione ”. Tale fase si riduce alla sola apposizione di un codice di identificazione ai documenti, alla stregua, per fare un paragone esemplificativo, del numero di inventario dei volumi presenti negli scaffali delle biblioteche. L’apposizione dei codici è di fondamentale importanza nell’archiviazione di quantità ingenti di documenti per favorirne successivamente la ricerca e la consultazione.
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