I costi di conservazione documentale in azienda

di Glauco Riem - Docente di diritto amministrativo e delle nuove tecnologie presso la Facoltà d'Ingegneria nell'Università di Udine



Non è recente l’indagine relativa alla soluzione degli onerosissimi costi della conservazione dei documenti che devono essere conservati per legge oltre i dieci anni
Non è recente nemmeno l’analisi riportata dal Libro bianco sulla dematerializzazione amministrativa pubblicato sul sito del CNIPA (Centro per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) che avverte che “la gestione documentale vale oltre il 2% del PIL: un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di tre miliardi di euro, ripetibile ogni anno” e che “la dematerializzazione dei documenti, pur essendo solo uno dei tasselli della riprogettazione delle procedure della Pubblica Amministrazione in una prospettiva digitale, è quella sulla quale è possibile realizzare con maggior rapidità degli interventi concreti”.
Un’amministrazione sia della PA che dell’impresa full digital sembra essere comunque a portata di mano, infatti:
- Il quadro normativo alla base dei processi amministrativi totalmente digitali è sostanzialmente completo;
- Le tecnologie per la redazione, firma, protocollazione, trasmissione e archiviazione dei documenti informatici sono adeguate;
- I procedimenti sui quali intervenire sono innumerevoli: occorre pertanto una significativa azione di sensibilizzazione e di formazione del personale coinvolto, in pratica di tutta l’amministrazione pubblica;
- Esistono già numerosi esempi concreti che hanno avuto successo;
- Nulla osta pertanto a realizzare la tanto auspicata “scomparsa della carta”.
Ci preme, in questa sede, allora evidenziare come i costi riconnessi alla conservazione documentale, all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy.

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