La posta elettronica certificata: istruzioni per un uso consapevole

di Gilberto Marzano - Consulente nel campo dell’Information Technology



L’informatica può diminuire l’onere del lavoro d’ufficio e consentire sensibili miglioramenti in termini di efficienza ed economicità. Sul piano pratico la posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento di semplice impiego e può produrre grossi benefici, specie nello scambio di documenti tra pubbliche amministrazioni.

È evidente che l’ideale sarebbe avvalersi di procedure elettroniche che coprano l’intero processo di produzione e gestione dei documenti, cercando di evitare ogni materializzazione cartacea di documenti originati in forma digitale. Purtroppo, non è ciò che invece avviene nella realtà degli uffici, sia pubblici che privati.

Infatti, non di rado i documenti creati con strumenti elettronici vengono successivamente stampati e firmati manualmente, con l’effetto che, per trasmetterli usando la posta elettronica, occorre trasformarli di nuovo in formato digitale. È evidente che, nel caso di documenti creati originariamente in forma elettronica, la cosa migliore sarebbe firmarli elettronicamente, evitando così i passaggi della stampa, della firma manuale e della successiva digitalizzazione.

Tra gli ostacoli che frenano la completa dematerializzazione del lavoro d’ufficio c’è però la diffidenza che molti nutrono nei confronti della firma elettronica; una diffidenza che deriva sia dalla poca dimestichezza con lo strumento, sia dall’essersi scontrati con le incompatibilità dei formati di firma e con la necessità di dover utilizzare software diversi a seconda del dispositivo usato per firmare il documento.

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